農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書制作規(guī)范

　　(2006年5月9日農(nóng)政發(fā)[2006]4號公布 根據(jù)2011年12月31日《農(nóng)業(yè)部關(guān)于修訂部分規(guī)章和規(guī)范性文件的決定》修訂)

　　第一章　總則

　　第二章　文書制作基本要求

　　第三章　具體文書適用及制作

　　第四章　文書歸檔及管理

第一章　總則

　　第一條　為規(guī)范農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法行為，提高農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書制作水平，根據(jù)《農(nóng)業(yè)行政處罰程序規(guī)定》，結(jié)合農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法工作實際，制定本規(guī)范。

　　第二條　本規(guī)范適用于監(jiān)督檢查、行政處罰等農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書的制作。

　　第三條　農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書的內(nèi)容必須符合有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，做到格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、表述清楚、用語規(guī)范。

　　第四條　農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書分為內(nèi)部文書和外部文書。

　　內(nèi)部文書是指在農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)內(nèi)部使用，記錄內(nèi)部工作流程，規(guī)范執(zhí)法工作運轉(zhuǎn)程序的文書。

　　外部文書是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)對外使用，對處罰機關(guān)和行政相對人均具有法律效力的文書。

第二章　文書制作基本要求

　　第五條　農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書應(yīng)當按照規(guī)定的格式制作。

　　文書應(yīng)當使用藍黑色或黑色筆填寫，做到字跡清楚、文面整潔。

　　農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)制作文書時應(yīng)當按照規(guī)定的格式印制后填寫。有條件的，可以按照規(guī)定的格式打印制作。

　　第六條　文書設(shè)定的欄目，應(yīng)當逐項填寫，不得遺漏和隨意修改。無需填寫的，應(yīng)當用斜線劃去。

　　文書中除編號和價格、數(shù)量等必須使用阿拉伯數(shù)字的外，應(yīng)當使用漢字。

　　第七條　文書應(yīng)當使用公文語體，語言規(guī)范、簡練、嚴謹、平實。

　　應(yīng)當正確使用標點符號，避免產(chǎn)生歧義。

　　第八條　文書中“案由”填寫為“違法行為定性+案”，例如：無農(nóng)藥登記證生產(chǎn)農(nóng)藥案。

　　在立案和調(diào)查取證階段文書中“案由”應(yīng)當填寫為：“涉嫌+違法行為定性+案”。

　　第九條　當場處罰決定書、行政處罰立案審批表、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書應(yīng)當編注案號。

　　當場處罰決定書“案號”為“行政區(qū)劃簡稱+處罰機關(guān)簡稱+執(zhí)法類別+簡罰+年份+序號”。如北京市延慶縣農(nóng)業(yè)局制作的文書，“案號”可編寫為延農(nóng)(農(nóng)藥)簡罰[2006]1號。

　　行政處罰立案審批表、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書“案號”統(tǒng)一為“行政區(qū)劃簡稱+處罰機關(guān)簡稱+執(zhí)法類別+罰+年份+序號”，如延農(nóng)(農(nóng)藥)罰[2006]1號。

　　第十條　文書中當事人情況應(yīng)當按如下要求填寫：

　　(一)根據(jù)案件情況確定“個人”或者“單位”，“個人”、“單位”兩欄不能同時填寫。

　　(二)當事人為個人的，姓名應(yīng)填寫身份證或戶口簿上的姓名；住址應(yīng)填寫常住地址或居住地址；“年齡”應(yīng)以公歷周歲為準。

　　(三)當事人為法人或者其他組織的，填寫的單位名稱、法定代表人(負責人)、地址等事項應(yīng)與工商登記注冊信息一致。

　　(四)當事人名稱前后應(yīng)一致。

　　第十一條　詢問筆錄、現(xiàn)場檢查(勘驗)筆錄、聽證筆錄等文書，應(yīng)當場交當事人閱讀或者向當事人宣讀，并由當事人逐頁簽字或蓋章確認。當事人拒絕簽字蓋章或拒不到場的，執(zhí)法人員應(yīng)當在筆錄中注明，并可以邀請在場的其他人員簽字。

　　記錄有遺漏或者有差錯的，可以補充和修改，并由當事人在改動處簽章或捺指印確認。

　　第十二條　執(zhí)法文書首頁不夠記錄時，可以附紙記錄，但應(yīng)當注明頁碼，由相關(guān)人員簽名并注明日期。

　　第十三條　文書中執(zhí)法機構(gòu)、處罰機關(guān)的審核或?qū)徟庖姂?yīng)表述明確，沒有歧義。

　　第十四條　需要交付當事人的外部文書中設(shè)有簽收欄的，由當事人直接簽收；也可以由其成年直系親屬代簽收。

　　文書中沒有設(shè)簽收欄的，應(yīng)當使用送達回證。

　　第十五條　文書中注明加蓋處罰機關(guān)印章的地方必須加蓋印章，加蓋印章應(yīng)當清晰、端正，要“騎年蓋月”。

第三章　具體文書適用及制作

　　第十六條　當場處罰決定書是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)適用簡易程序，現(xiàn)場作出處罰決定的文書。

　　“違法事實”欄應(yīng)當寫明違法行為發(fā)生的時間、地點、違法行為的情節(jié)、性質(zhì)、手段及危害后果等情況。

　　“處罰依據(jù)及內(nèi)容”欄應(yīng)當寫明作出處罰所依據(jù)的法律、法規(guī)的全稱并具體到條、款、項、目；處罰內(nèi)容應(yīng)當具體、明確、清楚。

　　第十七條　行政處罰立案審批表是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)在辦理一般程序案件中，用以履行報批立案手續(xù)的文書。

　　“案件來源”欄應(yīng)當按照檢查發(fā)現(xiàn)、群眾舉報、上級交辦、有關(guān)部門移送、媒體曝光、違法行為人交待等情況據(jù)實填寫。

　　“簡要案情”欄應(yīng)當寫明當事人涉嫌違法的事實、證據(jù)等簡要情況以及涉嫌違反的相關(guān)法律規(guī)定。

　　第十八條　詢問筆錄是指為查明案件事實，收集證據(jù)，而向相關(guān)人員調(diào)查了解有關(guān)案件情況的文字記載。

　　詢問筆錄應(yīng)當記錄被詢問人提供的與案件有關(guān)的全部情況，包括案件發(fā)生的時間、地點、情形、事實經(jīng)過、因果關(guān)系及后果等。

　　詢問時應(yīng)當有兩名以上執(zhí)法人員在場，并做到一個被詢問人一份筆錄，一問一答。詢問人提出的問題，如被詢問人不回答或者拒絕回答的，應(yīng)當寫明被詢問人的態(tài)度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括號標記。

　　第十九條　現(xiàn)場檢查(勘驗)筆錄是指執(zhí)法人員對與涉嫌違法行為有關(guān)的物品、場所等進行檢查或者勘驗的文字圖形記載和描述。

　　現(xiàn)場檢查(勘驗)筆錄要對所檢查的物品名稱、數(shù)量、包裝形式、規(guī)格或所勘驗的現(xiàn)場具體地點、范圍、狀況等作全面、客觀、準確的記錄。

　　需要繪制勘驗圖的，可另附紙。

　　對現(xiàn)場繪制的勘驗圖、拍攝的照片和攝像、錄音等資料應(yīng)當在筆錄中注明。

　　第二十條　抽樣取證憑證是指執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，抽取涉嫌違法物品樣品保存作證據(jù)或送交有關(guān)部門鑒定而制作的文書。

　　抽取樣品應(yīng)當按照有關(guān)技術(shù)規(guī)范要求進行。抽樣送檢的樣品應(yīng)當在現(xiàn)場封樣，由當事人和執(zhí)法人員共同簽字或蓋章。

　　第二十一條　產(chǎn)品確認通知書是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)從非生產(chǎn)單位取得樣品，為確認樣品的真實生產(chǎn)單位，向標簽標注的生產(chǎn)單位發(fā)出的文書。

　　向有關(guān)單位發(fā)送產(chǎn)品確認通知書時應(yīng)當注明所附產(chǎn)品樣品包裝標簽或照片，寫明要求有關(guān)單位確認的期限。

　　第二十二條　抽樣取證憑證、產(chǎn)品確認通知書中各欄目信息，應(yīng)當按照物品(產(chǎn)品)包裝、標簽上標注的內(nèi)容填寫，其中“許可號”欄，應(yīng)當按照物品(產(chǎn)品)包裝、標簽上標明的許可證號、批準文號、登記證號等填寫。

　　第二十三條　證據(jù)登記保存清單是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)在查處案件過程中，對可能滅失或者以后難以取得的證據(jù)進行登記保存時使用的文書。

　　處罰機關(guān)應(yīng)當根據(jù)需要選擇就地或異地保存。

　　處罰機關(guān)可以在證據(jù)登記保存的相關(guān)物品和場所加貼封條，封條應(yīng)當標明日期，并加蓋處罰機關(guān)印章。

　　文書中應(yīng)當對被保存物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)單位作清楚記錄。

　　第二十四條　登記保存物品處理通知書是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)在規(guī)定的期限內(nèi)對被登記保存的物品作出處理決定并告知當事人的文書。

　　處理通知書應(yīng)當寫明當事人姓名(或名稱)、登記保存作出的時間及具體處理決定。

　　處罰機關(guān)可視具體處理情況制作物品清單。

　　第二十五條　查封(扣押)決定書是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)在案件調(diào)查過程中依照有關(guān)法律法規(guī)對涉案場所、設(shè)施或者財物采取強制措施，實施查封(扣押)的文書。

　　查封(扣押)決定書應(yīng)當載明下列事項：

　　(一)當事人的姓名或者名稱、地址；

　　(二)查封、扣押的理由、依據(jù)和期限；

　　(三)查封、扣押場所、設(shè)施或者財物的名稱、數(shù)量等；

　　(四)申請行政復(fù)議或者提起行政訴訟的途徑和期限；

　　(五)行政機關(guān)的名稱、印章和日期。

　　查封、扣押清單一式二份，由當事人和行政機關(guān)分別保存。

　　查封、扣押時，應(yīng)當對相關(guān)場所、設(shè)施或者財物加貼封條，封條應(yīng)當標明查封(扣押)日期，并加蓋處罰機關(guān)印章。

　　第二十六條　解除查封(扣押)決定書是指經(jīng)農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)調(diào)查核實，依法對查封(扣押)物品解除強制措施并告知當事人的文書。

　　處罰機關(guān)在做出解除查封(扣押)決定時，應(yīng)當制作解除查封(扣押)清單。解除查封(扣押)的財物要與查封(扣押)時的財物核對無誤。對查封(扣押)財物部分解除時，清單應(yīng)當寫清解除查封扣押財物的具體情況。

　　第二十七條　案件處理意見書是指案件調(diào)查結(jié)束后，執(zhí)法人員就案件調(diào)查經(jīng)過、證據(jù)材料、調(diào)查結(jié)論及處理意見報請?zhí)幜P機關(guān)負責人審批的文書。

　　“調(diào)查結(jié)論及處理意見”欄應(yīng)當由執(zhí)法人員根據(jù)案件調(diào)查情況和有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定提出處理意見。據(jù)以立案的違法事實不存在的，應(yīng)當寫明建議終結(jié)調(diào)查并結(jié)案等內(nèi)容；對依法應(yīng)給予行政處罰的，應(yīng)當寫明給予行政處罰的種類、幅度及法律依據(jù)等。

　　“執(zhí)法機構(gòu)意見”、“法制工作機構(gòu)意見”欄，應(yīng)當寫明具體審核意見，由負責人簽名或同時加蓋審核機構(gòu)印章。

　　“處罰機關(guān)審批意見”欄，由農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)負責人寫明意見。對重大、復(fù)雜或者爭議較大的案件，處罰機關(guān)負責人應(yīng)當集體討論，對案件進行分析和審議。

　　第二十八條　責令改正通知書是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，責令違法行為人立即或在一定期限內(nèi)糾正違法行為的文書。

　　責令改正通知書應(yīng)當寫明具體的法律依據(jù)和責令改正違法行為的時限。

　　第二十九條　行政處罰事先告知書是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)在作出行政處罰決定前，告知當事人擬作出的行政處罰決定的事實、理由、依據(jù)以及當事人依法享有的權(quán)利的文書。

　　處罰機關(guān)應(yīng)當根據(jù)案件是否符合聽證條件，決定適用一般案件文書或聽證案件文書。

　　行政處罰事先告知書應(yīng)當寫明當事人的違法事實、違反的法律條款、擬作出行政處罰的種類、幅度及法律依據(jù)，并告知當事人享有的陳述和申辯的權(quán)利、要求舉行聽證的權(quán)利及法定期限，并注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話和行政處罰機關(guān)地址等。

　　對違法事實的描述應(yīng)當完整、明確、客觀，不得使用結(jié)論性語言。

　　第三十條　行政處罰聽證會通知書是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)決定舉行聽證會并向當事人告知聽證會事項的文書。

　　行政處罰聽證會通知書中應(yīng)當告知當事人舉行聽證會的時間、地點、方式(公開或不公開)、主持人的姓名、工作單位及職務(wù)以及可以申請回避和委托代理人等事項。

　　第三十一條　聽證筆錄是指記錄聽證過程和內(nèi)容的文書。

　　“聽證主持人”、“聽證員”、“書記員”欄填寫上述人員的姓名、工作單位及職務(wù)。

　　“聽證記錄”應(yīng)當寫明案件調(diào)查人員提出的違法事實、證據(jù)和處罰意見，當事人陳述、申辯的理由和以及是否提供新的證據(jù)，證人證言、質(zhì)證過程等內(nèi)容。

　　案件調(diào)查人員、當事人或其委托代理人應(yīng)當在筆錄上逐頁簽名并在尾頁注明日期；證人應(yīng)當在記錄其證言之頁簽名。

　　第三十二條　行政處罰聽證會報告書是指聽證會結(jié)束后，聽證主持人向處罰機關(guān)負責人報告聽證會情況并提出案件處理意見的文書。

　　“聽證基本情況摘要”欄應(yīng)當填寫聽證會的時間、地點、案由、聽證參加人的基本情況、聽證認定的事實、證據(jù)。

　　“聽證結(jié)論及處理意見”應(yīng)當由聽證人員根據(jù)聽證情況，對擬作出的行政處罰決定的事實、理由、依據(jù)做出評判并提出傾向性處理意見。

　　聽證主持人向處罰機關(guān)負責人提交報告書時，應(yīng)當附聽證筆錄。

　　第三十三條　行政處罰決定書是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)依法適用一般程序，對當事人作出行政處罰決定時使用的文書。

　　對違法事實的描述應(yīng)當全面、客觀，闡明違法行為的基本事實，即何時、何地、何人、采取何種方式或手段、產(chǎn)生何種行為后果等；列舉證據(jù)應(yīng)當注意證據(jù)的證明力，對證據(jù)的作用和證據(jù)之間的關(guān)系進行說明。

　　應(yīng)當對當事人陳述申辯意見的采納情況及理由予以說明；對經(jīng)過聽證程序的，文書中應(yīng)當載明。

　　作出處罰決定所依據(jù)的法律、法規(guī)、規(guī)章應(yīng)當寫明全稱，列明適用的條、款、項、目。

　　有從輕或者減輕情節(jié)，依法予以從輕或者減輕處罰的，應(yīng)當寫明。

　　第三十四條　送達回證是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)將執(zhí)法文書送達當事人的回執(zhí)證明文書。

　　“送達單位”指處罰機關(guān)；“送達人”指處罰機關(guān)的執(zhí)法人員或處罰機關(guān)委托的有關(guān)人員；“受送達人”指案件當事人；“收件人”不是當事人時，應(yīng)當在備注欄中注明其身份和與當事人的關(guān)系。

　　第三十五條　罰沒物品處理記錄是指農(nóng)業(yè)行政處罰機關(guān)對罰沒物品依法進行處理的記載。

　　處理記錄應(yīng)當載明對罰沒物品處理的時間、地點、方式，參與處理的執(zhí)法人員應(yīng)當在記錄上簽字。

　　第三十六條　行政處罰結(jié)案報告是指案件終結(jié)后，執(zhí)法人員報請?zhí)幜P機關(guān)負責人批準結(jié)案的文書。

　　結(jié)案報告應(yīng)當對案件的辦理情況進行總結(jié)，對給予行政處罰的，寫明處罰決定的內(nèi)容及執(zhí)行情況；不予行政處罰的應(yīng)當寫明理由；予以撤銷案件的，寫明撤銷的理由。

第四章　文書歸檔及管理

　　第三十七條　一般程序案件應(yīng)當按照一案一卷進行組卷；材料過多的，可一案多卷。

　　簡易程序案件可以多案合并組卷。

　　第三十八條　卷內(nèi)文書材料應(yīng)當齊全完整，無重份或多余材料。

　　第三十九條　案卷應(yīng)當制作封面、卷內(nèi)目錄和備考表。

　　封面題名應(yīng)當由當事人和違法行為定性兩部分組成，如關(guān)于×××無農(nóng)藥登記證生產(chǎn)農(nóng)藥案。

　　卷內(nèi)目錄應(yīng)當包括序號、題名、頁號和備注等內(nèi)容，按卷內(nèi)文書材料排列順序逐件填寫。

　　備考表應(yīng)當填寫卷中需要說明的情況，并由立卷人、檢查人簽名。

　　第四十條　案件文書材料按照下列順序整理歸檔：

　　(一)案卷封面；

　　(二)卷內(nèi)目錄；

　　(三)行政處罰決定書；

　　(四)立案審批表；

　　(五)詢問筆錄、現(xiàn)場檢查(勘驗)筆錄、抽樣取證憑證、證據(jù)登記保存清單、登記物品處理通知書、查封(扣押)決定書、解除查封(扣押)決定書、鑒定意見等；

　　(六)案件處理意見書、行政處罰事先告知書等；

　　(七)行政處罰聽證會通知書、聽證筆錄、行政處罰聽證會報告書等聽證文書；

　　(八)執(zhí)行的票據(jù)等材料；

　　(九)罰沒物品處理記錄等；

　　(十)送達回證等其他有關(guān)材料；

　　(十一)行政處罰結(jié)案報告；

　　(十二)備考表。

　　第四十一條　不能隨文書裝訂立卷的錄音、錄像等證據(jù)材料應(yīng)當放入證據(jù)袋中，并注明錄制內(nèi)容、數(shù)量、時間、地點、制作人等，隨卷歸檔。

　　第四十二條　當事人申請行政復(fù)議和提起行政訴訟或者行政機關(guān)申請人民法院強制執(zhí)行的案卷，可以在案件辦結(jié)后附入原卷歸檔。

　　第四十三條　卷內(nèi)文件材料應(yīng)當用阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次用鉛筆編寫頁號；頁號編寫在有字跡頁面正面的右上角和背面的左上角；大張材料折疊后應(yīng)當在有字跡頁面的右上角編寫頁號；A4橫印材料應(yīng)當字頭朝裝訂線擺放好再編寫頁號。

　　第四十四條　案卷裝訂前要做好文書材料的檢查。文書材料上的訂書釘?shù)冉饘傥飸?yīng)當去掉。對破損的文書材料應(yīng)當進行修補或復(fù)制。小頁紙應(yīng)當用A4紙托底粘貼。紙張大于卷面的材料，應(yīng)當按卷宗大小先對折再向外折疊。對字跡難以辨認的材料，應(yīng)當附上抄件。

　　第四十五條　案卷應(yīng)當整齊美觀固定，不松散、不壓字跡、不掉頁、便于翻閱。

　　第四十六條　辦案人員完成立卷后，應(yīng)當及時向檔案室移交，進行歸檔。

　　第四十七條　案卷歸檔，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷內(nèi)容。

　　第四十八條　本規(guī)范由農(nóng)業(yè)部負責解釋。

　　第四十九條　本規(guī)范自2006年7月1日起實施。